Des obligations de conservation très encadrées

Le Code de la santé publique impose une durée minimale de conservation de 20 ans minimum à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation du patient (article R.1112-7). En cas de décès, ce délai est porté à 10 ans à compter de la date du décès.

À cela s’ajoute le RGPD, qui exige :

• la garantie de la confidentialité des données,
• la traçabilité des accès,
• et la protection contre toute altération ou perte.

Un dossier médical mal stocké, perdu ou dégradé peut entraîner de lourdes conséquences : mise en cause professionnelle, sanctions de la CNIL, litiges avec les patients ou leurs ayants droit.

Manque de place, surcharge… une réalité connue des praticiens

Dans de nombreux cabinets, les dossiers s’accumulent dans des armoires surchargées, des cartons entassés, voire des locaux inadaptés. Ce volume, difficile à maîtriser, devient une source de stress et d’inefficacité au quotidien.

D’autant plus que certains dossiers ne seront peut-être plus jamais consultés — mais doivent être conservés pendant deux décennies.

Le risque ? Ne plus savoir ce qui est archivé, ni où. Ou pire : jeter trop tôt par manque d’information ou de place.

Externaliser : une solution simple, conforme et sécurisée

BUROCLASS propose une solution d’externalisation des dossiers patients conçue pour les professionnels de santé :

• Prise en charge de vos archives papier, avec enlèvement sur site.
• Inventaire précis : chaque caisse ou dossier est répertorié pour garantir une traçabilité complète.
• Stockage sécurisé dans nos centres agréés, en France, respectant les normes de confidentialité.
• Restitution rapide à la demande : vous récupérez un dossier quand vous en avez besoin.
• Destruction confidentielle certifiée à échéance légale, avec certificat.

Vous savez ce que vous avez confié. Vous savez que c’est en sécurité. Et vous savez que rien ne sera détruit sans votre validation.

Confidentialité : une priorité absolue des archives médicales

Les archives médicales sont sensibles. Leur stockage ne peut être confié à n’importe qui.

Chez BUROCLASS :

• Seuls des opérateurs habilités accèdent à vos documents.
• Les sites sont sécurisés physiquement et numériquement, avec contrôle d’accès.
• Chaque mouvement est tracé : qui accède à quoi, quand, et pourquoi.

Cette rigueur garantit le respect du RGPD, mais aussi la sérénité des professionnels de santé face à leurs obligations déontologiques.

Pour qui, et quand externaliser ?

L’externalisation peut concerner tous les professionnels de santé :

• Médecins généralistes ou spécialistes
• Chirurgiens-dentistes
• Orthophonistes, kinésithérapeutes, infirmiers libéraux
• Centres médicaux, cliniques, maisons de santé, laboratoires…

Certains choisissent de transférer leurs dossiers au fil de l’eau (par exemple, les années closes). D’autres profitent d’un déménagement, d’une cession de patientèle, ou tout simplement d’une réorganisation interne pour externaliser en une seule fois plusieurs années de documents.

Gagner de la place, se mettre en conformité, et se concentrer sur l’essentiel

Externaliser vos dossiers patients, c’est faire le choix :

• d’un cabinet désencombré,
• d’une conservation conforme et tracée,
• d’une gestion facilitée de vos obligations,
• et d’une tranquillité d’esprit face aux audits ou aux demandes.

Chez BUROCLASS, nous accompagnons les praticiens avec des solutions locales, humaines et parfaitement adaptées à leur réalité quotidienne.

📩 Nous sommes à votre disposition si ce sujet est d’actualité dans votre cabinet.